L'instruction des dossiers est terminée
mais la conservation s'impose temporairement pour l'information du
service et pour des raisons juridiques et réglementaires. Le versement à
la section Archives de l'École des Ponts ParisTech intervient normalement à ce
stade.
Toute personne a un droit à l’information
et la liberté d’accès aux documents administratifs.
Sont considérés comme « documents
administratifs » :
tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux,
statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses
ministérielles qui comportent une interprétation du droit
positif ou une description des procédures administratives, avis,
prévisions et décisions, qui émanent des établissements
publics, tels que l'École des Ponts ParisTech.
La réglementation prévoit
que :
- Le droit à la communication ne s’applique qu’à
des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires
à une décision administrative tant qu’elle est
en cours d’élaboration.
- Ne sont pas communicables les documents administratifs dont la consultation
ou la communication porterait atteinte au secret de la défense
nationale ou à la sûreté de l’Etat, ou de
façon générale, aux secrets protégés
par la loi.
- Ne sont communicables qu’à l’intéressé
les documents administratifs dont la communication porterait atteinte
au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret
médical et au secret en matière commerciale et industrielle.
- Dans le cas particulier de recherches sur des anciens élèves,
les dossiers individuels sont librement communicables 50 ans à
compter de la date du document ou du document le plus récent
inclus dans le dossier. Dans le cas contraire, il est possible de
faire une demande de dérogation (télécharger
le formulaire et le retourner par courrier).
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